Nel mondo aziendale e istituzionale moderno, la quantità di ore uomo impiegate nella verbalizzazione e archiviazione delle riunioni è in costante aumento. Le figure professionali tradizionali come stenotipisti, segretari societari e traduttori sono sommerse da richieste, spesso costrette a sottrarre tempo alle attività ad alto valore aggiunto per gestire compiti ripetitivi o burocratici.
Questo sovraccarico porta a inefficienze sistemiche: perdita di conoscenza aziendale, archivi disordinati, mancata compliance alle policy documentali e accountability debole.